Nieuw schooljaar
Ga voor een vlotte start van het nieuwe schooljaar met dit stappenplan.
Heb je graag ergens hulp bij? Vul het contactformulier in en we helpen met plezier.
Inloggen / Registreren
Registreer of log in via https://admin.automatus.be/
Als je inlogt als beheerder zie je het volgende scherm met een groene linkerbalk.
⚠️ Zie je een gouden linkerbalk? Dan ben je een ‘leerkracht’ binnen Automatus!
Ben je geen beheerder? Contacteer dan je beheerder om de jaarovergang uit te voeren in Automatus.
In de groene balk zie je de knop “Nieuw schooljaar”. Als je dit stappenplan doorloopt ben je helemaal klaar voor het nieuwe schooljaar.
Nieuw schooljaar
1. Klassen aanpassen
Heb je een extra klas in het eerste leerjaar of een groep 6 minder komend schooljaar? Pas het hier aan.
Je kan hier ook het leerjaar/de groep en de inlogmethode aanpassen.
⚠️ Dit gaat enkel over de klassen; de leerlingen worden in de derde stap verhuisd.
2. Leerkrachten aanpassen
Hier pas je alle position switches aan. Nieuwe collega’s? Je voegt ze hier toe!
📬 Zodra een nieuwe leerkracht wordt toegevoegd, wordt er een automatische mail gestuurd met instructies om zich te registreren.
Leerkrachten kunnen Automatus gebruiken door in te loggen op https://admin.automatus.be/.
3. Leerlingen overzetten
Om de resultaten van leerlingen te behouden, proberen wij de leerling automatisch te matchen op basis van voor- en achternaam. Voor een succesvolle transitie dien je alle leerlingen die Automatus zullen gebruiken, toe te voegen.
⚠️ Als een leerling niet in het CSV-bestand aanwezig is, zal deze als een ‘schoolverlater’ herkend worden en dus verwijderd worden.
📂 Voorzie altijd 5 kolommen in onderstaande volgorde:
- Leerlingnummer*
- Voornaam*
- Achternaam (aangeraden voor voortgang)
- E-mailadres (optioneel, tenzij Google SSO)
- Klas*
Vul minstens de kolommen van het leerlingnummer, de voornaam en de klas in.
⚠️ Gebruik geen titel-rij in je bestand. De eerste rij mag direct de eerste leerling zijn.
4. Automatisch matchen
Het resultaat van het automatisch matchen zie je aan de hand van de vijf opgesomde aantallen. Bekijk deze zorgvuldig om te kijken of het resultaat overeenstemt met je verwachting.
Het aantal leerlingen dat matcht met bestaande leerlingen bijvoorbeeld ligt gemiddeld tussen de 70-90% van het aantal leerlingen.
5. Manueel matchen
In sommige gevallen laten we de finale beslissing over aan jou. Zijn er bijvoorbeeld twee leerlingen met een identieke naam, dan ga je nog kort even moeten bevestigen welke leerling naar welke klas gaat.
⚠️ Je moet leerling per leerling opslaan tot er geen leerlingen meer overblijven om te matchen.
Heb je het gevoel dat er teveel manuele matchen waren, contacteer ons dan gerust met een tip hoe we deze module efficienter kunnen maken.
6. Importeren
Klik rechtonder op de knop “Importeer” om de overgang te starten. Dit kan enkele seconden duren.
Mocht niet alles gelukt zijn, mag je ons ook altijd contacteren via het contactformulier.
